Erfolgreiche Spendenverdankungen schreiben

Eine Spende trifft ein und wird dem Spender und einem Zweck zugeordnet. Die Erstellung einer Spendenverdankung ist nun oftmals der nächste Schritt:

Sie zeigt dem Spender Wertschätzung und dass seine Zuwendung erfolgreich entgegen genommen wurde. Wie schon der Name sagt, drückt die Organisation ihren Dank für das erhaltene Geld aus.

Die Verdankung ist zudem eine Chance auf aktuelle und zukünftige Aktivitäten hinzuweisen, Änderungen innerhalb der Organisation bekannt zu geben und «in-touch» zu bleiben.

Spenden wann und wie verdanken?

Oftmals werden kleinere Geldbeträge nicht sofort oder überhaupt nicht verdankt. Welcher Betrag als «klein» gilt, ist immer unterschiedlich: In der Regel liegt er zwischen CHF 5.- und CHF 20.-.

Auch der Spendenkanal ist relevant; wurde die Spende mittels QR-Rechnung getätigt? Wurde über ein Online-Spendenformular mittels Twint oder Kreditkarte gespendet? Handelt es sich um eine Barspende?

Vor allem bei «neuen» Kanälen (z. B. Online-Spenden, Crowdfunding etc.) verdankt oftmals das Spendenformular automatisch. Hier ist ein Brief im Nachgang womöglich sogar überflüssig. Auf jeden Fall sollte eine Verdankung innerhalb von max. 2 - 3 Wochen erfolgen! Übrigens: Sachspenden werden selten verdankt, da sie keinen direkten finanziellen Charakter haben.

Spendenkanäle gemäss «Swissfundraising Spendenmarkt Schweiz 2024»

Spendenquittungen in der Schweiz ausstellen

Bei kleinen Beträgen gewinnt die jährliche Spendenquittung bzw. Spendenbescheinigung an Bedeutung: Sie kann als «Sammelverdankung» angesehen werden, bei der im Januar (oder spätestens im Februar) alle Spenden einer Person aus dem Vorjahr aufgelistet und bescheinigt werden.

Die Spendenbescheinigung kann ausserdem als Beleg zum steuerlichen Abzug der Zuwendungen gelten. Das ist dann der Fall wenn die Stiftung selbst steuerbefreit ist (oftmals überkantonal, also gesamtschweizerisch). In der Regel finden Sie Informationen darüber direkt innerhalb der erhaltenen Spendenbescheinigung.

Der perfekte Verdankungsbrief

Ein guter Verdankungsbrief weist einige wichtige Merkmale auf:

• Persönliche Anrede
  • Stellen Sie sicher, dass die Kontaktangaben in Ihrer Datenbank korrekt und aktuell sind!
• Angabe zur Spendenhöhe (und evtl. Eingangsdatum)
• Angabe zur Spendenverwendung / Zweck
• Aktuelle Herausforderungen der Stiftung
• Konkrete Ziele die mit der erhaltenen Spende erreicht werden können
• Entweder persönlich unterschrieben (ab gewisser Spendenhöhe, z. B. CHF 200.-) oder Unterschrift als Bild hinterlegen:
  • Geschäftsführung und / oder
  • Stiftungsrat bzw. Stiftungsratspräsident

Ihre Botschaft soll möglichst persönlich sein. Vermeiden Sie Standardtexte und sondern gehen Sie mit Ihrer Verdankung konkret auf den Zweck oder das Projekt ein für das die Spende eingesetzt wird.

Wie Sie eine Verdankung nutzen können, um weitere Anliegen anzubringen erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Vorsicht bei Spendenbescheinigungen

Im Gegensatz zum Verdankungsbrief haben Spendenbescheinigungen weitere Anforderungen wie z. B. die explizite Benennung der Person, welche die Spenden getätigt hat. Informieren Sie sich welche Inhalte konkret gefordert werden, damit Ihre Spender die Zuwendungen steuerlich in Abzug bringen können.

Briefvorlagen für Verdankungen

Laden Sie die nachfolgenden PDF-Vorlagen kostenlos herunter, um einen Denkanstoss für Verdankungsschreiben in verschiedenen Situationen zu erhalten:

Die Chance ergreifen

Nutzen Sie die Verdankung auch als Chance um neue Spenden zu akquirieren. Machen Sie auf weitere Projekte oder generelle Anliegen aufmerksam!

Weitere Spenden anfragen

Da Ihnen der Empfänger der Verdankung bereits vertraut ist, legen Sie direkt eine neue QR-Rechnung bei – falls Ihr Fundraising-System dies unterstützt. Dadurch können zukünftige Spenden dieser Person sofort identifiziert und beim Eingang automatisch einem Zweck zugeordnet werden. So verdanken Sie diese Spenden in Zukunft noch einfacher.

Eine Einladung versenden

Steht demnächst das Sommerfest an? Ist das Datum für den "Tag-der-offenen-Tür" bereits bekannt? Oder werden Rundgänge organisiert? Laden Sie Ihre Spender in der Verdankung dazu ein bei Ihnen «vorbeizuschauen». Das fördert die Spenderbindung und offenbart Ihnen weitere Möglichkeiten Ihr Anliegen persönlich vorzutragen.

Auf Ihren Newsletter aufmerksam machen

Wenn Sie regelmässig elektronische News versenden, machen Sie Ihre Spender darauf aufmerksam, dass sie sich gerne für den Newsletter eintragen dürfen. Dasselbe gilt für Social Media Kanäle die Sie aktiv bewirtschaften. Falls möglich versenden Sie gekürzte Web-Links.

Portokosten sparen

Spendenverdankungen und Spendenbestätigungen müssen nicht zwingend per Post versendet werden. Die Kosten für den Versand pro Brief kann sich in der Vollkostenrechnung auf mehrere Franken belaufen. Da die Belege bei der Steuererklärung sowieso wieder gescanned werden müssen, versenden Sie die Bescheinigungen wenn möglich direkt digital.

Briefversand per E-Mail

Damit ist es oft auch interessant den Brief als PDF via E-Mail zu versenden. Im Idealfall müssen Sie das nicht von Hand erledigen, sondern haben eine Fundraising-Software im Einsatz die das für Sie übernimmt. Wichtig ist es zu unterscheiden wann ein digitaler Versand akzeptabel ist, und wann ein Brief via Post versendet werden sollte (z. B. Grossspender).

Briefretouren und aktuelle Adressen

Für möglichst aktuelle Adressen bietet sich die Retourenverarbeitung der Schweizer Post an. Damit können Sie wichtige Informationen zu Ihren Spendern erhalten, falls diese an der aktuellen Postadresse nicht mehr erreichbar sein sollten (z. B. aufgrund eines Umzugs).

Auch hier eine Fundraising-Lösung mit entsprechenden Schnittstellen zur Post grosse Unterstützung bieten.

Verdankungen mit Cura Fundraising

Hinterlegen Sie Ihren Verdankungsbrief mit Cura Fundraising individuell pro Spendenzweck. Eintreffende Spenden bestehender oder neuer Spender werden von der Fundraising-Software somit automatisch verdankt:

Die Anwendung erstellt ein PDF in Ihrem Corporate Design, das Sie ausdrucken und / oder via E-Mail versenden können. So geht's:

Weitere Verdankungs-Funktionen von Cura Fundraising:

• Automatische Verdankung von Spenden aufgrund des Spendenzwecks
• Integrierte Textverarbeitung mit Platzhalter für Anrede, Spendenhöhe, Datum u. v. m.
• Verdankungsbriefe in Ihrem Corporate Design inkl. Unterschriften und Bilder
• Verdankungen als Textvorlage hinterlegen und mehrfach verwenden
• Automatische Adressbereinigung und Retourenverarbeitung der Schweizer Post
• Erstellung von QR-Rechnungen und Verknüpfung mit Ihrem PostFinance Konto
• E-Mail Versand von Verdankungen (PDF) in Ihrem Namen
• Jährliche Spendenbestätigung (kumuliert pro Spender)
• Verarbeitung von Online-Spenden (RaiseNow, Payrexx)