Erfolgreiche Spendenverdankungen schreiben

Eine Spende trifft ein und wird dem Spender und einem Zweck zugeordnet. Die Erstellung einer Spendenverdankung ist nun der nächste Schritt:

Sie zeigt dem Spender Wertschätzung und dass seine Mittel erfolgreich entgegen genommen werden konnten. Wie schon der Name sagt, drückt die Organisation ihren Dank für das erhaltene Geld aus.

Die Verdankung ist zudem eine Chance auf aktuelle und zukünftige Aktivitäten hinzuweisen, Änderungen innerhalb der Organisation bekannt zu geben und einfach «in-touch» zu bleiben.

Spenden wann und wie verdanken?

Vor allem bei «neuen» Kanälen (z.B. Online-Spenden, Crowdfunding etc.) verdankt häufig bereits die Web-Plattform die Spende automatisch. Hier ist eine briefliche Bescheinigung im Nachgang womöglich sogar überflüssig.

Auf jeden Fall sollte eine Verdankung innerhalb von max. 2 - 3 Wochen erfolgen! Übrigens: Sachspenden werden selten verdankt, da sie keinen direkten finanziellen Charakter haben.

Spendenquittungen in der Schweiz ausstellen

Bei kleinen Beträgen gewinnt die jährliche Spendenquittung bzw. Spendenbescheinigung an Bedeutung: Sie kann als «Sammelverdankung» angesehen werden, bei der im Januar alle Spenden einer Person aus dem Vorjahr aufgelistet und bescheinigt werden.

Die Spendenbescheinigung kann ausserdem als Schweizer Steuerbeleg gelten, falls Zuwendungen an die Stiftung entsprechend steuerbefreit sind. Dann nämlich darf der Spender seine Gelder von den Steuern abziehen.

Der perfekte Verdankungsbrief

Ein guter Verdankungsbrief weist einige wichtige Merkmale auf:

• Persönliche Anrede
  • Stellen Sie sicher, dass die Kontaktangaben in Ihrer Datenbank korrekt und aktuell sind!
• Angabe zur Spendenhöhe (und evtl. Eingangsdatum)
• Angabe zur Spendenverwendung / Zweck
• Aktuelle Herausforderungen der Stiftung
• Konkrete Ziele die mit der erhaltenen Spende erreicht werden können
• Entweder persönlich unterschrieben (ab gewisser Spendenhöhe, z.B. CHF 200.-) oder Unterschrift als Bild hinterlegen:
  • Geschäftsführung und / oder
  • Stiftungsrat bzw. Stiftungsratspräsident

Ihre Botschaft soll möglichst persönlich sein. Vermeiden Sie 0815-Standardtexte, sondern gehen Sie mit Ihrer Verdankung auch konkret auf den Zweck oder das Projekt ein für das die Spende schliesslich eingesetzt wird.

Wie Sie eine Verdankung einsetzen können, um weitere Anliegen anzubringen erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Briefvorlagen für Verdankungen

Laden Sie die nachfolgenden PDF-Vorlagen kostenlos herunter, um einen Denkanstoss für Verdankungsschreiben in verschiedenen Situationen zu erhalten:

Die Chance ergreifen

Weitere Spenden anfragen

Nutzen Sie die Verdankung auch als Chance um neue Spenden zu akquirieren. Machen Sie auf weitere Projekte oder generelle Anliegen aufmerksam, und legen Sie dafür auch gleich einen neuen Einzahlungsschein bei. So können Briefkosten gespart werden.

Da Ihnen der Empfänger der Verdankung bestens bekannt ist, nutzen Sie den orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer - falls Ihr Fundraising-System diesen unterstützt. Dadurch können zukünftige Spenden dieser Person sofort identifiziert und beim Eingang automatisch einem Zweck zugeordnet werden. So verdanken Sie diese Spenden in Zukunft noch einfacher.

Eine Einladung versenden

Steht demnächst das Sommerfest an? Ist das Datum für den Tag-der-offenen-Tür bereits bekannt? Oder werden Rundgänge organisiert? Laden Sie Ihre Spender in der Verdankung dazu ein bei Ihnen «vorbeizuschauen». Das fördert die Spenderbindung und offenbart Ihnen weitere Möglichkeiten Ihr Anliegen persönlich vorzutragen.

Auf Ihren Newsletter aufmerksam machen

Wenn Sie regelmässig elektronische News versenden, machen Sie Ihre Spender darauf aufmerksam, dass sie sich gerne für den Newsletter eintragen dürfen. Dasselbe gilt für Social Media Kanäle die Sie aktiv bewirtschaften. Falls möglich versenden Sie gekürzte Web-Links.

Portokosten sparen

Spendenverdankungen und Spendenbestätigungen müssen nicht zwingend per Post versendet werden. Die Kosten für den Versand pro Brief kann sich in der Vollkostenrechnung auf mehrere Franken belaufen.

Briefversand per E-Mail

Damit ist es oft auch interessant den Brief als PDF via E-Mail zu versenden. Im Idealfall müssen Sie das nicht von Hand erledigen, sondern haben eine Fundraising-Software im Einsatz die das für Sie übernimmt. Wichtig ist es zu unterscheiden wann ein digitaler Versand akzeptabel ist, und wann ein Brief via Post versendet werden sollte (z.B. Grossspender).

Briefretouren und aktuelle Adressen

Für möglichst aktuelle Adressen bietet sich die Retourenverarbeitung der Schweizer Post an. Damit können Sie wichtige Informationen zu Ihren Spendern erhalten, falls diese an ihrer Postadresse nicht mehr erreichbar sein sollten (z.B. aufgrund eines Wegzugs).

Im besten Fall kann auch hier eine Fundraising-Lösung mit entsprechenden Schnittstellen zur Post grosse Unterstützung bieten.

Verdankungen mit Cura Fundraising

Hinterlegen Sie Ihren Verdankungsbrief mit Cura Fundraising individuell pro Spendenzweck als Vorlage. Eintreffende Spenden bestehender oder neuer Spender werden von der Fundraising-Software automatisch verdankt:

Die Anwendung erstellt ein PDF in Ihrem Corporate Design, das Sie ausdrucken und / oder via E-Mail versenden können. So geht's:

Weitere Verdankungs-Funktionen von Cura Fundraising:

• Automatische Verdankung von Spenden aufgrund des Spendenzwecks
• Integrierte Textverarbeitung mit Platzhalter für Anrede, Spendenhöhe u.v.m.
• Verdankungsbriefe in Ihrem Corporate Design inkl. Unterschriften und Bilder
• Verdankungen als Textvorlage hinterlegen und mehrfach verwenden
• Automatische Adressbereinigung und Retourenverarbeitung der Schweizer Post
• Erstellung oranger Einzahlungsschein und Verknüpfung mit Ihrem PostFinance Konto
• E-Mail Versand von Verdankungen (PDF) in Ihrem Namen
• Jährliche Spendenbestätigung (kumuliert pro Spender)
• Verarbeitung von Online-Spenden (via Payrexx)