Wie funktioniert die "Zuweisung an Externe" bei Aufgaben?

Mit dieser Funktion können Aufgaben auch (externen) Mitarbeitern zugewiesen werden, die keinen direkten Zugriff auf die Daten in Cura erhalten sollen.

Um die Funktion "Externe Zuweisung von Aufgaben" nutzen zu können, müssen unter Administration > Automation-Einstellungen entsprechende Konfigurationen vorgenommen werden.

Im Feld „Aufgaben: Schlagwort für 'Externe Zuweisung'“ ist ein Schlagwort festzulegen, das nach der Definition nicht mehr geändert werden sollte.

Bei der Zuweisung eines Schlagworts wird im Hintergrund für die betreffende Person oder Organisation automatisch ein Benutzerkonto ohne Cura-Zugriff erstellt. Dabei werden der Vor- und Nachname (alternativ der Organisationsname) sowie die E-Mail-Adresse des Kontakts übernommen.

Sollten Änderungen erforderlich sein, kann das Schlagwort gelöscht und erneut gesetzt werden – dadurch werden die Attribute automatisch synchronisiert.

Zu beachten ist, dass aufgrund des erstellten Benutzerkontos diese Kontakte nicht mehr in der Doublettenverarbeitung zusammengeführt werden können.

Die Benachrichtigungsfunktionen („Speichern und benachrichtigen“ sowie „Speichern und mit Details benachrichtigen“) können sowohl für Teammitglieder (angemeldete Benutzer) als auch für externe Mitwirkende genutzt werden.

Mit der Aktivierung der "Externen Zuweisung für Aufgaben" erscheint in der Aufgabenübersicht ein zusätzlicher Filter. Dieser ermöglicht es Ihnen, direkt auf die Aufgaben des jeweiligen Kontakts zuzugreifen.