Wie funktionieren Lastschriften?

Gemäss dem Spendenreport 2022 erfolgt rund jede 25. Spende im Lastschriftverfahren. Dabei werden in der Schweiz zwei Verfahren parallel verwendet: Die Banken verwenden den Standard LSV, die PostFinance das Verfahren Direct Debit (Swiss COR1 DD).

Dabei muss in jedem Fall eine einmalige Ermächtigung des Spenders zum Einzug eines definierten Betrags von seinem Konto erfolgen. Je nach Kontobeziehung des Spenders (Bank oder PostFinance) wird dabei eines der beiden Verfahren angewendet.

Die ermächtigte Non-Profit Organisation übermittelt die Lastschriftenaufträge entsprechend und weist die Einzüge an. Der Spender besitzt dabei ein 30-tägiges Widerrufsrecht, um eine unerwünschte Abbuchung rückgängig machen zu können.

Organisationen die dieses Verfahren nutzen möchten, müssen eine entsprechende Vereinbarung mit ihrem Finanzinstitut (Bank und / oder PostFinance) abschliessen.

Abwicklung von Lastschriften in Cura

Die Erstellung der Lastschriftenaufträge in Cura (LSV sowie DD) basiert auf den vorhandenen Kontakten im CRM.

Die Abwicklung und Abbuchung erfolgt in der Regel periodisch – z. B. monatlich, bi-monatlich, quartalsweise, jährlich etc. Bei der Erstellung eines Auftrags wird deshalb ein (oder mehrere) Kalendermonat(e) als Zeitpunkt gewählt. So können alle Lastschriften die in einem beliebigen Monat fällig werden selektiert, und die Aufträge dazu in Cura generiert werden.

Anschliessend werden die Aufträge übermittelt. Bei Direct Debit geschieht dies automatisch zwischen Cura und Ihrem PostFinance Konto, falls entsprechende Schnittstellen für Ihre Organisationen bereits verknüpft sind (MFTPF/FDS, ansonsten manuell via Upload in E-Finance).

Beim Einzug für Spender mit Bankkonto erstellt Cura die entsprechenden Dateien im LSV-Format. Diese werden in Cura heruntergeladen und können via E-Banking der Hausbank wieder importiert werden.

Als Erweiterung zu den Schweizer Lastschriftverfahren können mit Cura auch QR-Rechnungen mit individuellem Zahlbetrag erstellt und periodisch abgerechnet werden.

Die Nutzung des Lastschriften-Moduls in Cura ist kostenpflichtig (CHF 20.- exkl. MwSt. / Monat).

Lastschriften erstellen

Um eine neue Lastschrift zu erstellen, rufen Sie das Menü «Lastschriften» auf:

Wählen Sie «Neue Lastschrift», und konfigurieren Sie die Felder wie gewünscht:

Erklärungen:

• Betrag: Dieser CHF-Wert entspricht dem durch den Kontakt (Spender) bei dessen Finanzinstitut vorgängig freigegebenen Betrag 
• IBAN: Die IBAN des Kontakts (Bank oder Postfinance)
• Finanzinstitut: Bank (LSV) oder PostFinance (DD) des Zahlungsempfängers (Ihre Organisation)
• Kampagne: Der Kontakt wird dieser Kampagne automatisch hinzugefügt und der spätere, erfolgreiche LSV-Einzug wird mit dieser Kampagne verknüpft. Wir empfehlen dringend alle "LSV-Kampagnen" sortenrein zu halten, d.h. diese exklusiv für LSV Einzüge zu nutzen und keine weiteren Spenden auf diese Kampagnen zu buchen.
• Periodizität: Zeitpunkt des Einzugs, falls «jährlich» den gewünschten Monat wählen (bei «monatlich» alle Monate, etc.)

Lastschriftenaufträge erstellen

Zum gewünschten Zeitpunkt werden anschliessend die Finanzinstitute (Bank und / oder PostFinance) mit dem Einzug der Lastschriften beauftragt. Hierzu wählen Sie im Menü «Lastschriften» den / die relevante(n) Monat(e) und anschliessend «Lastschriftenaufträge erstellen». Pausierte Lastschriften werden dabei automatisch übersprungen:

Es besteht zudem die Möglichkeit Lastschriftenaufträge über eine Aktion innerhalb der Segmentierung zu erstellen. Dabei stehen Eigenschaften wie z.B. die verknüpfte Kampagne, der Monat, der Betrag oder der Zeitpunkt der letzten Spende einer Lastschrift zur Verfügung.

Cura bündelt nun die Aufträge für die erfolgte Auswahl. Aufgrund der unterschiedlichen Verfahren werden die Aufträge für die Bank (LSV) und für die PostFinance (DD) getrennt erstellt. Nach Abschluss finden Sie die Aufträge im Untermenü «Lastschriftenaufträge»:

Hinweise zu diesem fiktiven Beispiel:

• Der Auftrag mit der Laufnummer 301 enthält in diesem Beispiel alle Transaktionen, für die eine Lastschrift via PostFinance erfasst wurde (Direct Debit, 1x CHF 50.-)
• Der Auftrag 300 enthält alle Bank-Lastschriften (LSV, 1x CHF 100.-)

Gut zu wissen: Bei Aufträgen mit mehr als 2'000 Lastschriften, werden die Aufträge noch einmal zusätzlich aufgeteilt (max. 2'000 Transaktionen pro Auftrag)

Einzüge via PostFinance (DD)

Falls Ihr PostFinance Konto mittels Schnittstelle (MFTPF/FDS) an Cura angebunden ist, können diese Aufträge (Laufnummer 301) nun automatisch übermittelt werden. Wählen Sie hierzu «Auftrag übermitteln»:

Einzüge via Bank (LSV)

Im Download-Bereich von Cura (Menü «Administration») finden Sie alle erstellten LSV-Aufträge in Form von Dateien. Das Format von CH-DD sowie jenes von LSV unterscheidet sich im Aufbau (XML vs. TA875).

Zur Übermittlung der Aufträge an Ihre Bank, laden Sie die entsprechende ZIP-Datei in Cura herunter. In der E-Banking Oberfläche Ihrer Hausbank können Sie die Datei nun hochladen und einlesen lassen. Ihre Bank führt die LSV-Einzüge für alle in Cura erfassten Bank-Lastschriften aus.

Freigabe und Ausführung

Nach der Übermittlung / Upload finden Sie die Lastschriftenaufträge zur finalen Freigabe in Ihrem E-Finance (PostFinance) und / oder E-Banking (Bank) wieder. Die Einzüge werden im Anschluss an Ihre Freigabe vom Finanzinstitut via dem Interbanken-System SIX durchgeführt.

Hinweis: Sollten Sie einen Zugang zum SIX-Webportal «payCOMweb» besitzen, besteht auch die Möglichkeit die Lastschriftenaufträge direkt dort hochzuladen (anstatt bei der Hausbank).

Rückverarbeitung

Nach der Ausführung der Einzüge erhalten Sie von der Bank bzw. PostFinance Informationen über den Status (erfolgreich, nicht erfolgreich, Widerspruch etc). Diese Informationen werden für DD (PostFinance) automatisch an Cura übermittelt (falls Ihr Postkonto an Cura angebunden ist).

Bei LSV (Bank) erhalten Sie diese Infos zum Download bei Ihrer Hausbank. In Cura steht Ihnen eine Uploadmöglichkeit zur Verarbeitung zur Verfügung. Wechseln Sie zum Menü «Spenden» und wählen Sie «Neue Spenden aus v11 Datei»:

Zuordnung von Zahlungen: Cura identifiziert LSV-Zahlungen anhand der Verknüpfung einer Lastschrift mit dem entsprechenden Kontakt und der Kampagne. Trifft eine passende Zahlung ein, wird sie der Lastschrift zugeordnet und ist gesperrt. Beispiel:

Wichtig: Auch Zahlungen über andere Kanäle wie QR-Rechnungen, Online Spenden etc. werden als LSV-Zahlung verarbeitet, sofern die Kampagne und der Kontakt zu einer erfassten Lastschrift passen.

Zudem finden Sie auf der jeweiligen Lastschrift im Reiter «Spenden» die zugeordneten Zahlungen. Wird die in einer Lastschrift gesetzte Kampagne geändert, bucht Cura die dazugehörigen "LSV-Spenden" automatisch auf die neue Kampagne um.

Bei der Ausführung der Funktion "Spenden übertragen" auf einer Kampagne, werden Spenden – sofern sie als LSV-Zahlungen gelten – nicht verschoben, und bleiben mit der Kampagne verknüpft.

Beispiel einer zugeordneten Spende:

Erneute Ausführung von Lastschriften

Lastschriften können auch mehrfach ausgeführt werden – z. B. wenn kein Zahlungseingang erfolgt ist. Hierfür stehen in der Segmentierung von Cura entsprechende Filtereigenschaften und Aktionen zur Verfügung.

Beispiel: Sie haben die Einzüge im Januar 2023 ausgeführt und möchten alle nicht erfolgreichen Lastschriften bündeln, um diese Aufträge abermals zur Ausführung einzureichen. Erstellen Sie zuerst ein Segment mit allen "Januar Lastschriften":

Anschliessend erstellen Sie ein zweites Segment mit den "Januar Lastschriften" für die seit dem Datum des Einzugs eine Spende eingetroffen ist ("Positivliste"):

Nun öffnen Sie das erste Segment und schliessen das zweite Segment vom ersten aus. Im Resultat erhalten Sie somit alle für den Januar eingeplanten Lastschriften, für die seit dem Datum des Lastschriftenauftrags noch keine Zahlung eingetroffen ist.

Anschliessend führen Sie die Aktion «Lastschriftenaufträge für morgen erstellen» in der Segmentierung aus, und erhalten die entsprechenden Aufträge zur  abermaligen Übermittlung / Download.

Selbstverständlich wären auch weitere Regelwerke einer Segmentierung denkbar, auf deren Basis anschliessend Lastschriftenaufträge erstellt werden könnten. Beispielsweise ist eine Einschränkung auf eine bestimmte Kampagne sinnvoll, mit der Lastschriften verknüpft wurden.