Kann ich die Spendenbriefe und Verdankungen per E-Mail versenden?

Ja, Spendenbriefe und  Verdankungsbriefe können per E-Mail versendet werden: Sie definieren die gewünschte Absenderadresse und laden bei Bedarf Ihr Logo / ein Titelbild hoch. Zudem können Sie den E-Mail-Betreff und -Text individuell gestalten. Ihr Brief wird automatisch als PDF Anhang mit versendet.

Portokosten sparen

Versenden Sie die von Cura generierten Spendenbriefe (inkl. QR-Rechnung) sowie Verdankungen als PDF via E-Mail und sparen Sie dadurch Portokosten. Die Einsatzmöglichkeiten sind z.B:

• Versand von Verdankungen
• Versand der jährlichen Spendenbescheinigung (Steuernachweis) als «Print @ home»
• Versand und Abrechnung von Mitgliederbeiträgen
• Versand von QR-Rechnungen zur Überweisung von Spenden
• Mailing mit Beilage

Funktionsweise «Kampagne mit E-Mail-Versand» am Beispiel einer Spendenquittung:

Da es sich um einen Massenversand handelt, wird eine spezialisierte E-Mail-Infrastruktur benötigt. Die Nutzung der Cura Mailing-Plattform ist kostenpflichtig (CHF 20.- exkl. MwSt. / Monat).

Es stehen Ihnen zusätzliche Versandinformationen zur Verfügung: Cura teilt Ihnen in einer Übersicht mit welche E-Mail Adressen nicht bedient werden konnten. Anschliessend können Sie diese korrigieren. Mögliche Gründe für eine fehlerhafte E-Mail-Zustellung sind:

• Tippfehler in der E-Mail Adresse
• Inexistente oder deaktivierte E-Mail Adresse
• Allgemeine Blockierung der Zustellung

Spam und blockierte Zustellung

Beim Versand von E-Mails besteht aus technischen Gründen nie eine Empfangsgarantie. Um die Quote erfolgreicher Zustellungen zu erhöhen, empfehlen wir eine Domain-basierte Sender Authentication zu nutzen. Bei Bedarf generieren wir die dazu notwendigen Einstellungen für Sie. Die anschliessende Installation der DNS-Einträge muss durch Sie oder Ihren IT-Infrastrukturbetreiber durchgeführt werden.

Eine Kampagne mit E-Mail Versand erstellen

Um die E-Mail-Versandfunktion nutzen zu können, wenden Sie sich bitte an den Cura Support (via «Intercom» oder über den allgemeinen Kontakt):

Teilen Sie uns mit, dass Sie die integrierte Cura Mailing-Plattform mit Reporting wünschen (CHF 20.- exkl. MwSt. / Monat). Anschliessend erfolgt die Konfiguration und die Funktion wird für Ihre Organisation innert Kürze freigeschaltet (Abrechnung: 1 Supporteinheit).

Dank des Reportings teilt Cura Ihnen automatisch den Versandstatus mit, und informiert Sie darüber welche E-Mail Adressen nicht erreicht werden können (Tippfehler, inexistente Postfächer, blockierte Zustellung etc).

Eine Kampagne mit E-Mail Versand in Cura erstellen:

• Bei der Erstellung einer neuen Kampagne wählen Sie unter «Erweiterte Einstellungen» die Option «E-Mail-Versand für Spendenbriefe» und / oder «E-Mail-Versand für Verdankungen»
• Unter «Administration» und «Versendete E-Mails» erhalten Sie eine Übersicht von unzustellbaren E-Mail-Adressen (Reiter «E-Mail Suppressions», nur für Cura Mailing-Plattform)
• Übrigens: Kontakte mit Kommunikationswunsch «E-Mail» können Sie in einer Segmentierung gruppieren.

Vorsicht: Die Option «E-Mail-Versand für Spendenbriefe / Verdankungen» ist erst nach erfolgter Freischaltung durch den Support verfügbar!

Spendenbriefe erstellen

Gehen Sie wie gewohnt vor und erstellen Sie Ihre Spendenbriefe inkl. QR-Rechnung. Sie können die PDF-Dokumente nun auch herunterladen.

Tipp: Ist der E-Mail-Versand für Spendenbriefe aktiviert, können Sie beim Herunterladen der Spendenbriefe wählen, ob Sie alle Briefe, nur jene für Kontakte mit E-Mail Adresse, oder nur jene für Kontakte ohne E-Mail Adresse herunterladen möchten.

Dadurch ist es möglich, dass Ihre Kampagne gemischte Empfänger aufweist (mit und ohne E-Mail Adresse), und Sie nach dem E-Mail Versand die Briefe für die Kontakte ohne E-Mail Adresse als PDF herunterladen und physisch versenden können.

Spendenbriefe per E-Mail versenden

Nachdem Sie Ihre Spendenbriefe erstellt haben, wechseln Sie zum Reiter «E-Mail-Versand für Spendenbriefe». Sie haben diese Funktion bei der Erstellung der Kampagne zuvor freigeschaltet.

Befüllen Sie nun die Felder:

• Betreff: Mit diesem Betreff wird Ihre E-Mail versendet
• Absender: Dieser Absender wird dem Empfänger angezeigt. Sie können ausschliesslich E-Mail Adressen innerhalb Ihrer freigeschalteten Domains verwenden. z.B. info@stiftung.ch, hans.muster@stiftung.ch etc.
• Logo: Das hochgeladene Bild wird innerhalb der E-Mail als Titelbild angezeigt
• Inhalt / Text: Es stehen Ihnen hier die gleichen Optionen zur Verfügung wie bei einem Brief. Der Inhalt wird innerhalb der E-Mail angezeigt.

Mit der Funktion «Test E-Mail versenden» erhalten Sie einen Testversand auf Ihre eigene E-Mail Adresse.

Mit der Funktion «Spendenbriefe per E-Mail versenden» lösen Sie den Versand aus. Alle vorhandenen Spendenbriefe werden an die Empfänger (=erreichte Kontakte) versendet.

Verdankungen per E-Mail versenden

Rufen Sie den Reiter «E-Mail-Versand für Verdankungsbriefe» auf. Sie haben diese Funktion bei der Erstellung der Kampagne zuvor freigeschaltet. Befüllen Sie die Felder nach demselben Vorgehen wie beim Versand von Spendenbriefen via E-Mail.

Tipp: Im Inhalt / Text können Sie auch hier dieselben Variablen wie im Brief verwenden, d.h. es ist möglich das Spendendatum und den Betrag dem Empfänger direkt im E-Mail anzuzeigen.

Verdanken Sie eintreffende Spenden, und nutzen Sie anschliessend die E-Mail Versand Funktion für ausgewählte Spenden im Reiter «Spenden und Verdankungen»:

Tipp: In den Kampagneneinstellungen können Sie bei Bedarf den Versand des PDF-Anhangs auch ausschalten. Ausserdem können Sie die E-Mail Versandfunktion auch nutzen, ohne vorab einen Verdankungsbrief erstellt zu haben. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Kampagne publiziert ist, und sich nicht mehr im Entwurf befindet.