Spendenbriefe und Verdankungen per E-Mail versenden

Spenden- und Verdankungsbriefe sowie Spendenbescheinigungen können per E-Mail versendet werden: Sie definieren die gewünschte Absenderadresse und laden bei Bedarf Ihr Logo / ein Titelbild hoch. Zudem können Sie den E-Mail-Betreff und -Text individuell gestalten. Ihr Brief wird automatisch als PDF Anhang mitversendet.

Portokosten sparen

Versenden Sie die von Cura generierten Spendenbriefe (inkl. QR-Rechnung) sowie Verdankungen als PDF via E-Mail und sparen Sie dadurch Portokosten. Die Einsatzmöglichkeiten sind z.B:

  • Versand von Verdankungen
  • Versand der jährlichen Spendenbescheinigung (Steuernachweis) als «Print @ home»
  • Versand und Abrechnung von Mitgliederbeiträgen
  • Versand von QR-Rechnungen zur Überweisung von Spenden
  • Mailing mit Beilage

Funktionsweise «Kampagne mit E-Mail-Versand» am Beispiel einer Spendenquittung:

Spendenbriefe direkt in den Posteingang senden

Da es sich um einen Massenversand handelt, wird eine spezialisierte E-Mail-Infrastruktur benötigt. Die Nutzung der Cura Mailing-Plattform ist kostenpflichtig (CHF 20.- exkl. MwSt. / Monat).

Es stehen Ihnen zusätzliche Versandinformationen zur Verfügung: Cura teilt Ihnen in einer Übersicht mit welche E-Mail Adressen nicht bedient werden konnten. Anschliessend können Sie diese korrigieren. Mögliche Gründe für eine fehlerhafte E-Mail-Zustellung sind unter anderem:

  • Tippfehler in der E-Mail Adresse
  • Inexistente oder deaktivierte E-Mail Adresse
  • Allgemeine Blockierung der Zustellung (z. B. Spam)

Spam und blockierte Zustellung

Beim Versand von E-Mails besteht aus technischen Gründen nie eine Empfangsgarantie. Um die Quote erfolgreicher Zustellungen jedoch zu erhöhen, empfehlen wir eine Domain-basierte Sender Authentication zu nutzen. Aus technischer Sicht besteht diese aus einer Kombination von SPF, DKIM und DMARC Einträgen und entspricht den heutigen Best Practices für den Versand von Massenmails.

Gerne generieren wir die dazu notwendigen Einstellungen für Sie und teilen Ihnen alle Angaben mit. Die anschliessende Installation der DNS-Einträge für Ihre Domain muss durch Sie oder Ihren IT-Infrastrukturbetreiber durchgeführt werden.

Dennoch kann es vorkommen, dass Nachrichten vom empfangenden E-Mail Server abgelehnt werden. Solche Blockaden sind meistens temporär und können nicht direkt beeinflusst werden. Ähnlich wie bei anderen Ablehnungsgründen (s. vorhergehender Abschnitt) empfiehlt es sich im Falle eines Versands zustellungskritischer Unterlagen (z. B. Spendenbescheinigung) das Versandprotokoll genau zu prüfen und wo nötig zu reagieren.

Eine Kampagne mit E-Mail Versand erstellen

Um die E-Mail-Versandfunktion nutzen zu können, wenden Sie sich bitte an den Cura Support (via «Intercom» oder über den allgemeinen Kontakt):

Teilen Sie uns mit, dass Sie die integrierte Cura Mailing-Plattform mit Reporting wünschen (CHF 20.- exkl. MwSt. / Monat). Anschliessend erfolgt die Konfiguration und die Funktion wird für Ihre Organisation innert Kürze freigeschaltet (Abrechnung: 1 Supporteinheit).

Dank des Reportings teilt Cura Ihnen automatisch den Versandstatus mit, und informiert Sie darüber welche E-Mail Adressen nicht erreicht werden können (Tippfehler, inexistente Postfächer, blockierte Zustellung etc).

Eine Kampagne mit E-Mail Versand in Cura erstellen:

  • Bei der Erstellung einer neuen Kampagne wählen Sie unter «Erweiterte Einstellungen» die Option «E-Mail-Versand für Spendenbriefe» und / oder «E-Mail-Versand für Verdankungen»
  • Unter «Administration» und «Versendete E-Mails» erhalten Sie eine Übersicht von unzustellbaren E-Mail-Adressen (Reiter «E-Mail Suppressions», nur für Cura Mailing-Plattform)
  • Übrigens: Kontakte mit Kommunikationswunsch «E-Mail» können Sie in einer Segmentierung gruppieren.

Vorsicht: Die Option «E-Mail-Versand für Spendenbriefe / Verdankungen» ist erst nach erfolgter Freischaltung durch den Support verfügbar!

Spendenbriefe erstellen

Gehen Sie wie gewohnt vor und erstellen Sie Ihre Spendenbriefe inkl. QR-Rechnung. Sie können die PDF-Dokumente nun auch herunterladen.

Tipp: Ist der E-Mail-Versand für Spendenbriefe aktiviert, können Sie beim Herunterladen der Spendenbriefe wählen, ob Sie alle Briefe, nur jene für Kontakte mit E-Mail Adresse, oder nur jene für Kontakte ohne E-Mail Adresse herunterladen möchten.

Dadurch ist es möglich, dass Ihre Kampagne gemischte Empfänger aufweist (mit und ohne E-Mail Adresse), und Sie nach dem E-Mail Versand die Briefe für die Kontakte ohne E-Mail Adresse als PDF herunterladen und physisch versenden können.

Spendenbriefe per E-Mail versenden

Nachdem Sie Ihre Spendenbriefe erstellt haben, wechseln Sie zum Reiter «E-Mail-Versand für Spendenbriefe». Sie haben diese Funktion bei der Erstellung der Kampagne zuvor freigeschaltet.

Tipp: Sie können eine Kampagne auch nachträglich noch via Zahnradmenü für den E-Mail-Versand aktivieren.

Befüllen Sie nun die Felder:

  • Betreff: Mit diesem Betreff wird Ihre E-Mail versendet
  • Absender: Dieser Absender wird dem Empfänger angezeigt. Sie können ausschliesslich E-Mail Adressen innerhalb Ihrer freigeschalteten Domains verwenden. z.B. info@stiftung.ch, hans.muster@stiftung.ch etc.
  • Hinweis: Als Absender können Sie einfach die gewünschte E-Mail Adresse verwenden ("info@stiftung.ch"), oder Sie kombinieren die E-Mail Adresse mit einem Absendernamen ("Eine Stiftung <info@stiftung.ch>")
  • Logo: Das hochgeladene Bild wird innerhalb der E-Mail als Titelbild angezeigt
  • Inhalt / Text: Es stehen Ihnen hier die gleichen Optionen zur Verfügung wie bei einem Brief. Der Inhalt wird innerhalb der E-Mail angezeigt.

Mit der Funktion «Test E-Mail versenden» erhalten Sie einen Testversand auf Ihre eigene E-Mail Adresse.

Mit der Funktion «Spendenbriefe per E-Mail versenden» lösen Sie den Versand aus. Alle vorhandenen Spendenbriefe werden an die Empfänger (=erreichte Kontakte) versendet.

Verdankungen per E-Mail versenden

Rufen Sie den Reiter «E-Mail-Versand für Verdankungsbriefe» auf. Sie haben diese Funktion bei der Erstellung der Kampagne zuvor freigeschaltet (oder holen dies später via Zahnradmenü nach). Befüllen Sie die Felder nach demselben Vorgehen wie beim Versand von Spendenbriefen via E-Mail.

Tipp: Im Inhalt / Text können Sie auch hier dieselben Variablen wie im Brief verwenden, d.h. es ist möglich das Spendendatum und den Betrag dem Empfänger direkt im E-Mail anzuzeigen.

Verdanken Sie eintreffende Spenden, und nutzen Sie anschliessend die E-Mail Versand Funktion für ausgewählte Spenden im Reiter «Spenden und Verdankungen»:

E-Mail-Anhang

In den Kampagneneinstellungen können Sie bei Bedarf den Versand des PDF-Anhangs auch ausschalten. Ausserdem können Sie die E-Mail Versandfunktion auch nutzen, ohne vorab einen Verdankungsbrief erstellt zu haben. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Kampagne publiziert ist, und sich nicht mehr im Entwurf befindet.

Der Dateiname des PDF-Anhangs ist standardmässig technisch aufgebaut. Sie können den Dateinamen sowohl für den Spendenbrief als auch für die Verdankung überschreiben. Hierzu öffnen Sie die erweiterten Einstellungen im Reiter «Spendenbrief» (bzw. «Verdankungsbrief») und befüllen das Feld «Dateinamensaufbau bei E-Mail-Versand».

Cura verwendet für den PDF-Anhang in diesem Fall Ihren Text (im Beispiel fett) und hängt den Vor- und Nachname des Empfängers automatisch an (im Beispiel kursiv). Beispiel:

Verdankung für Hans Muster.pdf

Newsletter mit MailChimp versenden

Möchten Sie zusätzlich zu den Versandmöglichkeiten in Cura auch E-Mail-Marketing betreiben und Newsletter via MailChimp versenden? Nutzen Sie hierzu bequem die integrierten Schnittstellen. Wie Sie Cura mit MailChimp verknüpfen können,  erfahren Sie hier.