Wie übernehme ich Spenden in die Banana Buchhaltung?

Mit der Erfassung einer neuen Spende in Cura können Sie diese einem Aktivkonto (Sollkonto) zuweisen (z.B. Kasse Kto. 1000). In gewissen Fällen wie z.B. QR-Zahlungen werden die Spenden auch automatisch mit dem richtigen Konto verknüpft.

Zudem werden Spenden immer einer Kampagne oder einem Spendenzweck zugeordnet. Bei der Erstellung einer Kampagne können Sie ein Ertragskonto (Habenkonto) wählen, auf welches eintreffende Spenden gebucht werden sollen.

Dadurch erreichen Sie - bei korrekter Anwendung - bereits beim Spendeneingang eine Verbuchung der Spenden auf die gewünschten Buchhaltungskonten (Soll / Haben).

In einer Segmentierung, die Sie auf Spenden ausrichten, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Aktion «Bericht pro Kampagne» ausführen, und erhalten eine Excel-Datei in Form eines Spendenjournals (mehr dazu hier).

Diese Excel-Datei kann Ihnen als Grundlage für den Import in Ihre Banana Buchhaltung dienen. Somit lässt sich eine manuelle Doppelerfassung von Spenden zwischen Cura und Banana vermeiden. Vor dem eigentlichen Import müssen Sie die Daten vorbereiten:

Ihre Banana Buchhaltung

Im einfachsten Fall (je nach verwendetem Kontenplan) weist Ihr Banana Kontenbuch folgende Spalten auf:

• Datum
• Beleg
• Beschreibung
• Konto Soll
• Konto Haben
• Betrag

Beispiel:

Excel-Datei aus Cura Fundraising für den Import vorbereiten

Mit Doppelklick auf eine der oben gezeigten Spalten in Banana (z.B. «Datum») rufen Sie das Menü «Spalten einrichten» auf. Wählen Sie eine aktive Spalte (z.B. «Datum») und wechseln Sie oben rechts von «Anzeigen» auf «Einstellungen».

Sie sehen nun im Feld «XML-Name» die Spaltenbezeichnung welche Banana für den anschliessenden Import pro Spalte erwartet. Die Spaltenbezeichnungen für das obige Beispiel wären also:

• Date
• Doc
• Description
• AccountDebit
• AccountCredit
• Amount

Beispiel:

Nun passen Sie die Spalten Ihrer Excel-Datei (Spendenjournal aus Cura) entsprechend an (und löschen nicht benötigte Inhalte):

Wichtig: Die Spalte mit dem Valutadatum muss umformatiert werden, damit Banana die Daten verarbeiten kann. Das Format muss in der Form YYY-MM-DD definiert sein. Bitte passen Sie das Datum direkt in Excel an (Spalte markieren und via «Formatieren > Zellen»).

Sind die Spalten sowie die Daten in Excel vorbereitet, speichern Sie das Excel-Tabellenblatt im Format «Tabstopp-getrennt (.txt)» ab.

Import der Spenden in Banana

Nun wählen Sie in Banana das Menü «In Buchhaltung importieren...» (via Hauptmenü: «Buch1»). Importieren Sie die zuvor gespeicherte Datei als «Datei mit Text mit Überschrift Spalten (.txt)».

Das Resultat sieht nach erfolgreichem Import wie folgt aus. Die Doppelerfassung zwischen Cura Fundraising und Banana entfällt damit komplett: