Wie erstelle ich eine erfolgreiche Kampagne?

Mit einer Kampagne erreichen Sie gezielt ausgewählte Personen und Organisationen mit Ihrem Anliegen. Cura ergänzt Ihren Spendenaufruf auf Wunsch um eine personalisierte QR-Rechnung. Eingehende Spenden können so später automatisch der Kampagne und der spendenden Person oder Organisation zugeordnet und verdankt werden.

Cura erstellt Spenden- und Verdankungsbriefe in Ihrem Corporate Design – mit Ihrer Schriftart, Ihrem Logo und Ihrer gewohnten Gestaltung. Spendenbriefe können auch mehrseitig sein. Bei Verdankungsbriefen entscheiden Sie zudem, ob erneut eine weitere QR-Rechnung aufgedruckt werden soll.

Alle Briefe lassen sich als PDF ausgeben, exportieren oder direkt aus Cura per E-Mail versenden. Eine Verbindung mit Outlook oder Ihrem eigenen Mailserver ist dafür nicht erforderlich.

Die Empfänger Ihrer Kampagne

Bevor Sie eine Kampagne erstellen, legen Sie die Empfänger fest. Erstellen Sie dazu in Cura ein neues Segment mit den gewünschten Regeln. Wählen Sie die Empfänger beispielsweise anhand ihrer Sprache oder ihres Alters aus.

Sie können diese Kriterien auch mit dem Spendenverhalten kombinieren. So erreichen Sie etwa Personen mit besonders hohen Spendenbeträgen (Major Donors) oder frühere Spender, die seit Längerem nicht mehr gespendet haben. Beispiel:

Zustellbarkeit prüfen

Prüfen Sie nach der Erstellung der Kampagne, ob die Postadressen vollständig und korrekt sind, damit möglichst viele Briefe zugestellt werden können. Nehmen Sie allfällige Korrekturen vor, bevor Sie die Briefe erstellen lassen.

Tipp: Für eine zusätzliche Adressprüfung durch die Schweizer Post führen Sie einige Wochen vor dem geplanten Versand eine QSTAT-Prüfung durch. Auch unzustellbare Sendungen können in Cura digital verarbeitet werden.

Der Spendenaufruf

Verfassen Sie Ihren Spendenbrief im integrierten Texteditor. Mit Variablen fügen Sie die persönliche Anrede und weitere individuelle Angaben ein. Auch Grafiken, Unterschriften und verschiedene Layouts lassen sich einbinden. Spendenbriefe können mehrseitig sein. Eine allfällige QR-Rechnung wird automatisch auf der letzten Seite aufgedruckt.

Ihren Spendenaufruf können Sie direkt aus Cura per E-Mail versenden. Für Empfänger, die den Brief per Post erhalten möchten, laden Sie die PDF-Dokumente gesammelt herunter und drucken sie aus.

Cura erstellt Spendenbriefe für Hunderte oder Tausende Empfänger als PDF. Eine Statusanzeige informiert Sie über den Fortschritt und die voraussichtlich verbleibende Zeit. Die Briefe werden im Hintergrund auf den Cura-Servern erstellt. Die Rechenleistung Ihres Geräts wird dafür nicht beansprucht.

Tipp: Planen Sie genügend Zeit für Ihren Versand ein. Zu Stosszeiten kann die Erstellung der Briefe länger dauern.

Die QR-Rechnung

Sie entscheiden, ob Ihre Spendenbriefe eine QR-Rechnung enthalten sollen. Dabei wählen Sie zwischen einem offenen und einem vorgedruckten Betrag. Bei Bedarf kann Cura auch zwei QR-Rechnungen auf einen Brief drucken. Die von Cura erstellten QR-Rechnungen lassen sich zudem direkt mit TWINT scannen und bezahlen.

Sie können auch QR-Rechnungen ohne Angabe einer zahlungspflichtigen Person erstellen. Diese enthalten eine Referenz zur Kampagne, sind aber keinem bestimmten Empfänger zugeordnet. Solche QR-Rechnungen eignen sich beispielsweise als PDF zum Herunterladen auf Ihrer Webseite oder zum Auslegen an einem Anlass.

Vorschau, Anpassungen und spätere Korrekturen

Prüfen Sie Ihren Spendenaufruf mit der Vorschaufunktion, bevor Sie alle Briefe erstellen. Cura erzeugt dafür einen Testbrief im PDF-Format. Falls Sie Fehler oder Darstellungsprobleme entdecken, passen Sie den Brief an und prüfen Sie die Vorschau erneut. Starten Sie die Erstellung aller Briefe erst, wenn alles stimmt.

Auch später sind Korrekturen möglich: Setzen Sie die Kampagne auf den Status «Entwurf» zurück. Dabei werden alle bereits erstellten Briefe gelöscht. Nehmen Sie die Korrekturen vor, prüfen Sie den Brief erneut in der Vorschau und starten Sie die Erstellung noch einmal. Wichtig: Alle Briefe müssen neu erstellt werden. Planen Sie dafür genügend Zeit ein!

Tipp: Entdecken Sie nach der Erstellung fehlerhafte Adressen, können Sie diese korrigieren und die betroffenen Briefe einzeln neu erstellen lassen. Eine erneute Erstellung aller Briefe ist dafür nicht nötig.

Sortierung und Gruppierung Ihrer Briefe

Möchten Sie Ihre Briefe nach Postleitzahl und/oder Namen sortieren? Cura ergänzt die PDF-Datei auf Wunsch um die entsprechenden Angaben. Sie können die Briefe auch nach der Sprache der Empfänger gruppieren. Cura erstellt dafür ein Archiv mit einem Ordner pro Sprache.

Produktion, Druck und Versand via Druckerei

Wenn Sie den Druck und Versand einer Druckerei überlassen möchten, können Sie die Kampagnendaten alternativ auch als Personalisierungsdatei im Excel-Format herunterladen und weitergeben. Die Datei enthält alle Angaben zu den Empfängern – von der Adresse bis zur jeweiligen QR-Referenznummer.

Eintreffende Spenden verdanken

Spenden können über verschiedene Zahlungswege eintreffen: per QR-Rechnung, Banküberweisung, Online-Spende oder Lastschrifteinzug. Auch manuell erfasste und importierte Spenden lassen sich in Cura verarbeiten und verdanken.

Verwenden Sie für Ihre QR-Rechnungen ein PostFinance-Konto, kann Cura die Zahlungseingänge täglich automatisch für Sie abrufen. Bei einem Konto einer anderen Bank importieren Sie die Zahlungen in Cura. Laden Sie dazu die Zahlungsdaten im E-Banking herunter und anschliessend in Cura hoch.

Beim Eingang einer Spende entscheiden Sie individuell, ob eine Verdankung als PDF erstellt werden soll. Den Text und die Formatierung legen Sie direkt in der Kampagne fest. Wünscht der Spender eine Verdankung per E-Mail, lösen Sie den Versand mit einem Klick aus. Druck und Postversand entfallen.

Tipp: Verdankungen lassen sich auch automatisieren. Legen Sie einen Schwellwert fest, ab dem Cura eingehende Spenden automatisch verdankt. Alle erstellten und noch nicht versendeten Verdankungsbriefe können Sie gesammelt herunterladen oder per E-Mail versenden. Den E-Mail-Text gestalten Sie selbst und können dabei auch Ihr Logo einfügen. Auf Wunsch versenden Sie die Verdankungs-E-Mail ohne PDF im Anhang.

Spendenbescheinigungen

Neben den Verdankungen können Sie auch jährliche Spendenbescheinigungen erstellen. Darin werden pro Kontakt alle Spenden eines Steuerjahres einzeln aufgeführt und als Gesamtsumme ausgewiesen.

Ihre Spender können die Bescheinigung als Nachweis für die Steuererklärung verwenden. Ob die Spenden steuerlich abzugsfähig sind, hängt unter anderem vom Steuerstatus Ihrer Organisation ab.